Quando entramos numa delegacia de polícia, a primeira solicitação que fazemos é a elaboração de ocorrência policial, conhecida popularmente por BO. Assim como as delegacias de polícia registram crimes e contravenções o porteiro deve registrar também ocorrências que influenciem direta ou indiretamente na segurança do condomínio. Esse registro é de suma importância para o controle e gerenciamento das normas procedimentais de segurança, estabelecidas na Assembleia de Moradores.
As ocorrências lavradas no Livro de Ocorrências Gerais referem-se:

– Crimes ocorridos dentro do prédio (ex: assalto, pichação, risco em capo de veiculo, furto de toca fita na garagem etc.) ou em suas proximidades (furto de auto na frente do prédio assalto, a transeunte etc.);
– Reclamações de moradores e funcionários do prédio ou domésticos;
– Qualquer constatação de desrespeito ás normas procedimentais de segurança;
– Fato inusitado ou suspeito. O porteiro com foco em segurança, deve ficar alerta durante o serviço, para fatos inusitados ou suspeitos que possam ocorrer.Anotar placas de veículos ou motos, sempre é uma boa pedida. Todos os acontecimentos estranhos e fora do normal, devem ser registrados no Livro de Ocorrências;
– Qualquer tipo de desavença no interior do prédio ou no portão de entrada de pedestres ou veículos;
– Dano ou inoperância de equipamento de segurança.

O porteiro deverá anotar no livro de ocorrências a data, hora, pessoas envolvidas, características físicas de pessoas e veículos suspeito e redigir um breve relato do ocorrido.